De ontwikkeling van ICT | Vijf tips die geld en gedoe besparen

Managers die de ontwikkeling van een ICT systeem starten maken veelal één grote fout. Bij het starten een aanbesteden van het project blijven zij de probleemeigenaar voor het resultaat en het functioneren van de gekozen oplossing.

Dat probleemeigenaarschap behoort bij de leverancier te liggen, want daar ligt ook de expertise. Veel ICT leveranciers weten dat probleemeigenaarschap handig bij de opdrachtgever te leggen. Door dat te voorkomen bespaart u dertig tot vijftig procent op uw projectkosten en weken of maanden op de doorlooptijd van uw project.

ICT-leveranciers hebben vaak een sterke voorkeur voor uurtje- factuurtje. Als ze een project aannemen dan zorgen zij er meestal voor dat hun risico’s goed zijn afgedekt.

Voor u is ICT niet meer dan een belangrijk bedrijfshulpmiddel en u wenst een leverancier die u fixed price scherp offreert, zich daarna als probleemeigenaar opstelt, u daadwerkelijk resultaatgaranties toezegt en deze vervolgens daadkrachtig waarmaakt.

Om uw wensen te realiseren hanteert u Demand Management methoden. Hier zijn vijf tips die aangeven hoe u dat kunt doen en hoe u daarbij veel tijd en geld kunt besparen.

Een ICT project starten: Tip 1

Zorg voor onafhankelijk projectmanagement | Minimaliseer het aantal uren projectmanagement

ICT project manager en business managerEen ICT project starten brengt u in contact met projectmanagement. ICT projectmanagers en de methoden van projectmanagement (o.a. Prince2) zijn er veelal op gericht projectrisico’s bij u als opdrachtgever neer te leggen. Bovendien heeft iedere leverancier er belang bij zoveel mogelijk uren en meerwerk bij u te kunnen factureren. Daarom is het van belang dat u, voordat u een ICT project start, zelf voor een onafhankelijk projectmanager zorgt, iemand die alleen en uitsluitend uw belang hoeft te dienen.

In de meeste leverancieraanbiedingen zit veel projectmanagement verwerkt, die u niet nodig heeft. Vaak zijn hierbij veel interne processen van de leverancier verwerkt die de projectmanager op uw kosten gaat managen. U hoeft die kosten niet te betalen. U betaalt al aan de overhead van de leverancier via zijn marge op de opdracht.

Projectmanagers van de leverancier zijn er alert op dat hun organisatie niet de probleemeigenaar wordt! Als u dat met een onafhankelijk projectmanager goed heeft geregeld bent u van dit risico verlost.

De ontwikkeling van ICT systeem: tip 2

Een ICT project uitbesteden | Vraag nooit een open offerte aan | Gebruik een RfP 

Een offerte van een ICT-leverancier geeft weer wat die leverancier u gaat leveren. Het is vervolgens uw rol om te beoordelen of dat overeenkomt met uw behoefte. Besluit u met de leverancier in zee te gaan en later blijkt het resultaat toch niet te zijn wat u er van verwachtte dan blijkt u de probleemeigenaar te zijn. U draait voor de herstel- of meerwerkkosten kosten op, immers de leverancier heeft geleverd wat hij, conform offerte, beloofde te leveren!

De ontwikkeling van ICT, een ICT project starten begint daarom met een onafhankelijke projectmanager die uw behoefte zo goed mogelijk omschrijft in termen van resultaten en specificaties (requirements). Deze worden vastgelegd in een Request for Proposal (RfP). Naast uw requirements staat in de RfP dat de leverancier resultaatverantwoordelijk. Ook wordt in de RfP vermeld voor welke projectrisico’s de leverancier probleemeigenaar is. (Meer informatie over definiëren van het succes van uw oplossing vindt u in ons rapport over ERP besluitvorming.)

Een goede RfP bespaart u veel geld en werk. Met de concept RfP neemt u contact op met potentiële aanbieders. Uw projectmanager organiseert vervolgens voor deze aanbieders een informatiesessie. Hij laat hen daarbij zien in wat voor omgeving uw gewenste oplossing zal functioneren en nodigt de leveranciers uit hierop te reageren. Hierna bepaalt uw projectmanager samen met u de knock-out criteria en voegt deze toe aan de RfP.

De ontwikkeling van ICT: tip 3

Goedkoop is meestal duurkoop | voorkom meerwerk

ICT-leveranciers zijn bedreven in het schrijven van offertes voor ICT projecten. Natuurlijk doen zij hun best op het aansluiten van de offerte bij uw wensen en daarnaast wordt energie gestoken in het goed afbakenen van de offerte.

Belangrijk om te weten is dat veel ICT bedrijven hun geld verdienen door het genereren van zogenaamd meerwerk. Daarnaast is het belangrijk dat u erop voorbereid bent dat men u aanvullende diensten gaat aanbieden die u niet gevraagd hebt maar de leverancier ook niets extra’s kosten. Vaak leveren die extra’s op de langere duur meer kosten op, omdat zij voor een optimale benutting op een later tijdstip alsnogproject plan modificatie behoeven.

Wanneer u een leverancier inschakelt voor de ontwikkeling van ICT kunt u rekenen op een scherpe offerte. U kiest de leverancier die met zijn aanbod het dichtst aansluit bij wat u hebt gevraagd.

Uw eigen projectmanager kan u daarbij gedetailleerd van advies dienen. Kijk gerust wantrouwend naar aanbiedingen met ingewikkelde verhalen.

U bent het best gediend met heldere taal en klip en klare aanbiedingen. Ingewikkelde verhalen kunnen duiden op noodzakelijk meerwerk dat nodig is om echt aan uw wensen te kunnen voldoen. Soms zijn ingewikkelde verhalen bedoeld om u toch tot probleemeigenaar te maken.

De ontwikkeling van ICT, een ICT project starten begint met een bedrijfsbezoek aan uw potentiële leveranciers

Laat de drie meest interessante offertes een presentatie van hun aanbod verzorgen, ieder op het kantoor van de leverancier.

Houd uw ogen en oren goed open als u hun locatie bezoekt. Hoe is de sfeer? Hoe ziet de werkomgeving er uit? Komt dat overeen met de sfeer en de look & feel van uw eigen organisatie? Of ziet het er veel te duur of juist te goedkoop uit? Betrek de offerteprijs bij uw waarneming.

Een duur ogend bedrijf met de laagste offerteprijs weet blijkbaar op andere manieren geld te verdienen. Meerwerk op uw project misschien? Een zeer scherpe offerte met een shabby indruk van hun kantoor roept ook vragen op.

De ontwikkeling van ICT | De gouden tip

Laat uw projectmanager een offerteschatting van uw ICT project maken voordat de offertes binnenkomen. U heeft nu een referentiepunt. Te goedkope offertes zijn verdacht. Te dure wilt u ook niet. U wilt een faire prijs betalen en daarvoor in ruil een resultaat conform uw wensen en zonder dat hiervoor allerlei meerwerk geleverd moet worden.

De ontwikkeling van ICT: tip 4

Eis in uw RfP een standaardimplementatie | inclusief assemblage (tip 4)

Leveranciers starten de ontwikkeling van ICT bijna altijd met een gebruikersonderzoek. Hun motivatie daarbij is dat ze zeker willen stellen dat alle eisen en wensen op tafel zijn gebracht. Dat voorkomt teleurstellingen en meerwerk achteraf. Dat klinkt alsof de leverancier uw belang voorop stelt. Maar let op, de leverancier is er daarmee vaak op uit u probleemeigenaar te maken. Meestal leiden die geïnventariseerde wensen tot meerwerk.

Eis daarom een standaardimplementatie voor de oplossing die de leverancier op de RfP heeft geoffreerd. U laat de leverancier probleemeigenaar zijn voor de werking van zijn oplossing. Betekent dit dat meerwerk absoluut niet nodig is? Nee, dat zou een utopie zijn, maar laat uw organisatie een bepaalde periode met de nieuwe oplossing proefdraaien. Pas als de medewerkers aan het werken met uw nieuwe systeem gewend zijn gaat u samen met uw projectmanager met die medewerkers bespreken wat de echt te verbeteren tekortkomingen en fouten zijn. U hoeft nu alleen die laatste verbeteringen als meerwerk aan te vragen. Doe dit opnieuw met een kleine RfP zodat ook nu van meet af aan volstrekt helder is wat u wenst te krijgen.

Sommige leveranciers willen u bij de ontwikkeling van ICT laten geloven dat uw RfP toch wel uniek is en dat uw ICT project niet kan worden gerealiseerd zonder specifieke oplossingen. U kunt zo’n leverancier wijzen op uw keuken thuis die ook heel specifiek is. Toch is die keuken samengesteld uit standaardelementen. Zo werkt dat anno 21e eeuw ook bij ICT en anders spreekt u niet met de leverancier die u wenst.

Eis daarom een assemblagetraject. Voor onderdelen die de ICT- leverancier van anderen betrekt treedt hij op als hoofdaannemer. De leverancier blijft daarmee de probleemeigenaar en de resultaatverantwoordelijke partij in uw ICT project.

De ontwikkeling van ICT: tip 5

Maak bij de ontwikkeling van ICT uw RfP leidend in het contract met de leverancier (tip 5)

De meeste ICT leveranciers hanteren de FENIT-voorwaarden of de modelvoorwaarden van ICT-office. Deze voorwaarden zijn nog sterker dan Prince2 erop gericht u probleemeigenaar te maken. Een voorbeeld: deze voorwaarden vermelden letterlijk dat opgegeven levertijden de leverancier niet binden en steeds slechts een indicatief karakter hebben.

Een ‘garantie’ houdt in de praktijk van ICT projecten meestal in dat uw ICT leverancier niet garandeert dat de geleverde oplossing geschikt is voor het feitelijk gebruik dat u voor ogen stond. Evenmin garandeert de leverancier dat de oplossing zonder fouten of gebreken zal werken. Ook garandeert hij niet dat alle fouten en gebreken worden verholpen.

U heeft bij de ontwikkeling van ICT geen inkoopvoorwaarden voor ICT diensten nodig. Belangrijk is wel dat uw projectmanager in uw RfP de volgende contract hiërarchie benoemt:

  1. gemaakte aanvullende afspraken;

  2. de meest actuele offerte van de leverancier;

  3. de actuele RfP;

  4. de algemene voorwaarden van de leverancier;


Maak in ieder geval een aanvullende afspraak waarin u opneemt dat de hiërarchie van afspraken van één naar vier loopt en dat bij een conflict in de omschrijvingen de omschrijving die het hoogst in de hiërarchie staat (dat is het laagste nummer) van toepassing is.

De hantering van deze contracthiërarchie bij de ontwikkeling van ICT is fair voor alle partijen en u voorkomt daarmee dure juridische procedures. Benadruk in de RfP dat deze hiërarchie een harde eis is (= knock-out criterium) en controleer de offerte op compliancy aan deze eis.
-
Jan Thielen



Uw organisatie gaat aan de slag met de ontwikkeling van ICT. Men gaat een ICT project starten

Slagkracht Management kan u veel geld en zorgen besparen door het leveren van een specialist op het gebied van Demand Management en onafhankelijk ICT projectmanagement. Een ICT project starten is voor ons gesneden koek en wij hebben met die expertise organisaties veel geld en zorgen bespaard bij de ontwikkeling van ICT systemen.

Wij kunnen helpen de juiste leverancier te selecteren. Wij zorgen voor een specialist die anders dan anderen alleen voor u werkt! Onafhankelijk van de interne politieke belangen en onafhankelijk van de commerciële belangen van een leverancier.


Vrijblijvend kennismaken met een Slagkracht Demand -/ ICT projectmanager

Een ICT project starten speelt door uw hoofd. U bent bezig met de vraag hoe u dat het best aan kunt pakken. Dan nodigen wij u uit Slagkracht Management te bellen (kantoor 013 534 8809) en een afspraak te maken voor een geheel vrijblijvend gesprek  met één van onze specialisten.