Boardroom control: Kosten- en tijdsoverschrijdingen naar het verleden bannen

Gebrekkige boardroom control en nieuwskoppen over kosten- en tijdsoverschrijdingen in grote Slagkracht in Boardroom Controlprojecten baren geen opzien meer. Een enkele uitschieter haalt nog het 8 uur journaal.

Budgetoverschrijdingen worden vaak veroorzaakt door ICT-kosten die hoger uitvallen dan was berekend. Wat gaat er mis? Hoe kan een directie of raad van bestuur dit soort trajecten in een veilige haven loodsen? Aan welke touwtjes moet een directielid trekken om dit soort debacles te voorkomen?

Hoe komen overschrijdingen in tijd en budget tot stand?

Een project loopt nooit uit vanwege één grote klap, maar van heel veel kleine klapjes. Met andere woorden: overschrijdingen komen niet met maanden tegelijk binnen.

Overschrijdingen ontstaan uur voor uur en dag voor dag. Als een bestuurder geconfronteerd wordt met deze orde van vertragingen weet hij/zij dat het nooit bij één blijft. Er volgen er nog meer tenzij hij boardroom control op orde krijgt.

Ergo

Een projectmanager die een bestuurder confronteert met een vertraging van meer dan 14 dagen heeft in meer dan 80 % van de gevallen zijn detailplanning en voortgangsbewaking niet op orde. En dat is de oorzaak dat er vrijwel altijd nog meer vertragingen volgen.

Als verklaring voor de vertraging geven projectmanagers meestal een andere oorzaak, één die buiten de invloedssfeer van het projectmanagement ligt. De onderstaande vijf oorzaken worden het meest genoemd:

  1. Productgebonden problemen: specificaties zijn niet of zeer moeilijk haalbaar (meer dan 60 % van de genoemde oorzaken).
  2. Personeelsgebonden: gebrek aan mensen of ervaring (ruim 15%).
  3. Inputgebonden: gebruikers werken onvoldoende mee of leveren input te laat op (ruim 10%).
  4. Organisatiegebonden: de projectorganisatie hapert of de coöperatie vanuit de lijn hapert (ruim 10%).
  5. Middelen gebonden: problemen met de apparatuur of infrastructuur ( 5 à 10 %).


Deze vijf oorzaken spelen bijna altijd wel een rol maar zijn dus nooit de echte oorzaak van de vertraging.

Slagkracht en boardroom control versterken in één uur per week

Effctief besturen van (ICT) projecten en organisatieverandering 

Het uit de hand lopen / op koers houden van een project is de medeverantwoordelijkheid van de opdrachtgever. Hij geeft daar invulling aan door zonder echt in details te treden wel wekelijks één uur indringend met zijn projectmanager over de voortgang van het project te overleggen. Hij geeft daarmee inhoud aan boardroom control.

Veel directieleden laten zich voor het eigen maken van boardroom control tijdelijk terzijde staan door een Slagkracht Management boardroom project consultant. Met name bij de start van complexe ICT- en reorganisatieprojecten.

De consultant helpt om vaardig te worden in de fijne kneepjes van het aansturen van projecten. Hij leert de gewenste distantie te bewaren en toch de touwtjes in handen te hebben.

Anderen zijn daar vaak veel tijd mee kwijt of het kost hen een extra en dure consultant voor de project bewaking of project governance. Dat kan ook anders.

Slagkracht Management beschikt over een methode die u niet meer dan één uur per week kost en die u binnen een maand onder de knie hebt. Wij staan u die eerste vier keer terzijde zodat u de zaak direct terug onder controle hebt.

Het besturingssysteem voor boardroom control:  de agenda voor dat wekelijks overleg


1. De projectplanning.
2. De projectstrategie.

Dit kost u maximaal 1 uur per week en wij garanderen uw resultaat.


Boardroom control: de projectplanning

Een projectplan geeft aan wat er gaat gebeuren en op welke momenten iets wordt opgeleverd. Zo’n plan gaat op hoofdlijnen.

Als opdrachtgever vraagt u van uw projectmanager dat hij een detailplanning bezit, actief volgt en de resultaten wekelijks met u bespreekt.

Belangrijk is ook dat die planning niet alleen inspanningen vermeldt maar vooral ook deelresultaten. Op die wijze weet u binnen één week dat deelproduct XYZ niet op tijd is opgeleverd omdat de gespecialiseerde programmeur van dit product met rugklachten is uitgevallen. Dit gaat waarschijnlijk lang duren en nu kunt u meteen maatregelen laten nemen.

U als opdrachtgever hoeft niet zelf door die detailplanningen te ploeteren om de voortgang te bewaken. Daar zijn projectplanners en controllers voor. Opdrachtgevers zien erop toe dat die detailplanningen op tussenresultaten er zijn en overleggen met de projectmanager over de weekresultaten.


Boardroom control: de projectstrategie

Helaas is het zo dat wij allemaal kunnen worden geconfronteerd met tegenvallers die soms niet een-twee-drie zijn op te lossen.

Als het type programmeur uit het voorgaand voorbeeld moeilijk te vinden is op de arbeidsmarkt en uw programmeur valt langdurig uit, dan wordt bijsturen moeizaam. Dergelijke situaties lost u op met uw projectstrategie.

U spreekt met de stuurgroep en de projectmanager af dat tijd en geld worden gefixeerd en dat de functionaliteit kan variëren.

Het managen van functionaliteit gebeurt door middel van prioriteitstelling. U koppelt prioriteiten aan projectspecificaties (requirements). Bij optredende verschuivingen gebruikt u de lijst met prioriteiten om te bepalen wat binnen de grenzen blijft. Die lijst ziet er als volgt uit:

1. Resultaten die moeten worden gerealiseerd (must have).

2. Resultaten die eigenlijk zouden moeten worden gerealiseerd (should have).

3. Resultaten die eventueel kunnen worden gerealiseerd (could have).

4. Wordt niet gerealiseerd binnen dit project.

U zorgt ervoor dat uw project voor niet meer dan 60% uit ’must haves’ bestaat. Laat daar de business case op baseren. Aan ‘should haves’ plant u maximaal 20 % en aan ‘could haves’ ook.

U ziet erop toe dat de prioriteitenlijst breed binnen de organisatie wordt gedragen en dat u als opdrachtgever de enige persoon bent die wijzigingen in de resultatenlijst mag aanbrengen.

Bij tegenslag kunt u nu could haves inwisselen en bij ernstige tegenslag ook should haves. Zover komt het echter zelden. Op de afgesproken opleverdatum worden de must haves en should haves gegarandeerd opgeleverd.


U persoonlijk laten informeren?

Wij nodigen u uit contact op te nemen met Slagkracht Management (kantoor) 013 534 8809.

 

 

Terug van Boardroom Control naar Slagkracht in de directiekamer