Inhoudsopgave

Praktijkervaringen met automatisering van de ledenadministratie

praktijkervaring met automatisering van de ledenadministratieDe conversie bleek een simpele handeling van het 'mappen' van de bestaande excelvelden naar de velden in het CRM. Tijdens de conversie bleek dat in de oude Excel administratie veel gegevens ontbraken of niet actueel waren.

Ook bleek dat de er een achterstand was met factuuropmaak en verzending. John’s gevoel dat de kosten te hoog waren voor een matige dienstverlening, werd bevestigd.

Dank zij automatisering van de ledenadministratie heeft hij binnen een halve dag een actueel en compleet overzicht van alle leden op zijn bureau. Met een korte instructie van 2 uur is John’s secretaresse in staat de administratie te controleren en naar behoefte in te richten.

Al snel ging ze nieuwe functies uitproberen. Het pakket biedt daarvoor ook een uitgebreide set instructiemateriaal (tekst en video's) waarmee ze moeiteloos aan de slag ging.

Filteren op ledengroepen, templates voor online aanmelden van nieuwe leden, nieuwsbrieven verzenden, event support, automatisch factureren etc. Vandaag lopen alle contacten met leden via de mail.

Alle communicatie met leden, waaronder email, telefoonnotities, acties, facturen, evenementen wordt geregistreerd bij de lidgegevens. Via het ledenportaal kunnen leden zelf hun gegevens muteren en hun facturen inzien.

John’s secretaresse heeft per lid in één overzicht alle gegevens en contactmomenten. Met het pakket dat we John leverden is zijn vereniging in staat tegen lage licentie- en implementatiekosten een veel betere kwaliteit dienstverlening vorm te geven.

En dat tegen aanzienlijk lagere kosten. Daarnaast is hij met zijn secretaresse, door de intuïtieve werking, in staat het zelfstandig verder te werken met het toepassen van nieuwe functies.

Soms raadpleegt ze ons even maar meestal red ze het zelf. Het pakket is flexibel inzetbaar. Heeft je secretaresse geen tijd om dit er bij te doen en wil je toch gebruik blijven maken van een extern secretariaat?

Uitbesteden van het secretariaatwerk is geen probleem en je houdt toch zelf toegang tot alle informatie!

Wil je van secretariaat wisselen? Vaak is dat een probleem maar niet bij dit pakket. Dank zij onze aanpak bij de automatisering van de ledenadministratie is een migratie naar een ander secretariaat is heel eenvoudig te realiseren.

Jij en jouw vereniging zijn eigenaar van de eigen oplossing. Ook John overweegt over te stappen naar een ander secretariaat zodat zijn secretaresse weer al haar aandacht aan haar reguliere werk kan besteden.

John en zijn secretaresse houden zelf ook toegang tot het systeem en werken met veel plezier in deze oplossing en John is met zijn bestuur 24/7 met een dashboard in control.

 

Hoe efficiënt werkt jouw vereniging?

Hoe staat jouw vereniging er voor met automatisering van de ledenadministratie?

Hoeveel tijd en energie en geld besteed jouw vereniging (inclusief de kosten en uren van vrijwilligers) aan de bedrijfsvoering?

Een goede vraag op de volgende ledenvergadering.

Wij ruimen met plezier tijd in onze agenda voor een nadere kennismaking en toelichting op de mogelijkheden.

Neem voor nadere informatie over automatisering van de ledenadministratie hier even contact op.
-
Heimen de Vries
Of bel even

 

 

Terug van automatisering van de ledenadministratie naar Slagkracht-Management-gereedschap