Inhoudsopgave

Op zoek naar lagere kosten en veel betere service

John vroeg ons met hem op zoek te gaan naar een oplossing die lagere kosten en een hogere servicegraad mogelijk maakt. Een gemakkelijke opgave was dat niet.

Er worden vanuit de wereld van ICT verschillende totaaloplossing aangeboden. We hebben in de afgelopen jaren veel ervaring met dergelijke oplossingen opgedaan bij grote verenigingen. Oplossingen die besparingen opleveren tot 50%.

Die oplossingen zijn interessant voor de ANWB of andere verenigingen met minimaal enkele duizenden leden. Maar die oplossingen zijn onbetaalbaar voor kleinere vereniging.

Er zijn daarnaast veel kleine leveranciers met deeloplossingen op de markt (ledenadministratie, malingen, website, financieel, documenten, kennisdelen etc.).

Het probleem daarvan is dat die versnipperde benadering veel beheer vraagt, fout gevoelig is (omdat het losse databestanden zijn) en samen ook hoge beheerkosten genereren.

 

Automatisering van de ledenadministratie: Waar moet een oplossing voor middelgrote verenigingen aan voldoen?

Tot voor kort waren er nauwelijks betaalbare en effectief werkend oplossingen voor automatisering van de ledenadministratie die geschikt waren voor middelgrote verenigingen. Dus gingen we op zoek want de vraag is groot.

Ga maar na:

  • Iedere Nederlander is gemiddeld lid van 2 verenigingen (bron CBS). De motieven om lid te zijn variëren van het beoefenen van een sport, kennis delen, belangenbehartiging etc. Dat betekent dat er duizenden verenigingen zijn zoals die van John.

  • In al die verenigingen wordt de contributie gebruikt om o.a. de administratieve kosten te betalen.

  • Veel bestuurders hebben geen idee welk percentage van de contributie, na aftrek van de administratieve, secretariële kosten, over blijft voor de leden. En mensen zoals John die zich daar wel van bewust zijn maken zich daar grote zorgen over.

Die zorg is terecht. Onze ervaring leert dat de administratieve kosten substantieel zijn. In door ons opgestelde en gerealiseerde business cases worden aantoonbaar tot 50% overbodige kosten gemaakt.

Kortom er is in veel verenigingen sprake van verspilling van contributiegeld. Automatisering van de ledenadministratie kan helpen die verspilling uit te bannen.

Omdat we een oplossing zoeken voor relatief kleine verenigingen, dienen de licentie- en implementatiekosten laag te zijn. Gemak, toegankelijkheid en control zijn andere criteria.

Ook een eenvoudige en soepel functionerende conversie (omzetting van primitieve administraties naar het nieuwe pakket), en gebruiksgemak zijn harde criteria.

Begin 2016 vonden we, na veel onderzoek en gesprekken met leveranciers in Nederland, België, Canada en de VS een geïntegreerde totaaloplossing die automatisering van de ledenadministratie eenvoudig maakt.

Een standaard pakket met CRM en ledenadministratie faciliteiten en nog een heleboel extra’s. Het pakket is zeer gebruikersvriendelijk. Iedereen die met MS office overweg kan kan ook met dit pakket werken.

Honderden verenigingen over de gehele wereld werken er al mee. De service en nazorg op het pakket zit goed. Een grote internationale leverancier staat hiervoor garant.

De ICT draait in de cloud (net zoals MS Office 365) waardoor je er geen omkijken naar hebt en geen specialisten hoeft in te huren. Het pakket een eenvoudig schaalbaar. Het pakket biedt op dit moment 20 Nederlands talige modules met allerlei functionaliteiten.

Maar meestal heb je er maar een paar van nodig en je betaalt alleen voor wat je gebruikt. Intensief testen van de modules gaf ons het goede gevoel dat we een prachtige oplossing hadden voor de kleine en middelgrote verenigingen.

Verenigingen die geen tienduizenden euro's aan licenties en implementatie te besteden hebben.

John was met zijn vereniging bereid met ons de uitdaging op te pakken en automatisering van de ledenadministratie in de praktijk uit te proberen.