Inhoudsopgave

Minder werk, minder kosten en betere dienstverlening

door automatisering van de ledenadministratie

De grootste klacht van besturen van verenigingen?

John, voorzitter van de internationale beroepsvereniging voor dierenartsen is zich zeer bewust van die klacht. Zijn internationale beroeps- en belangenvereniging kent 700 leden.

automatisering van de ledenadministratie

 

Zeventig procent daarvan is collectief lid via een landenorganisatie. De secretaris heeft de ledenadministratie en event support uitbesteed aan een office service bureau. Dit bureau verstuurt jaarlijks 300 facturen en verwerkt zo’n 100 ledenmutaties.

Daarnaast behandelt het bureau een handvol telefoontjes per week. De vaste kosten van dit bureau bedragen jaarlijks zo’n €12000,- Dat is €17,- per lid en de leden krijgen daar vrijwel niets voor terug.

Informatievoorziening richting bestuur en leden over de bedrijfsvoering van de vereniging is nihil.

Dat kan ook niet anders want de ledengegevens worden geregistreerd in Excel. De facturen worden handmatig gemaakt. Als er een symposium wordt georganiseerd of er moet een publicatie worden verspreid dan wordt dit handmatig door het bureau ondersteund.

De projectkosten die de vereniging daarvoor krijgt aangerekend zijn schrikbarend hoog. Het gevolg is dat dit soort projecten schaars zijn en de belangenbehartiging naar overheden en de industrie niet dat elan heeft dat er zou kunnen zijn.

De klacht van de leden is: wat krijgen wij terug voor onze dure contributie? Wij zien daar weinig van!


Op zoek naar lagere kosten en veel betere service

John vroeg ons met hem op zoek te gaan naar een oplossing die lagere kosten en een hogere servicegraad mogelijk maakt. Een gemakkelijke opgave was dat niet.

Er worden vanuit de wereld van ICT verschillende totaaloplossing aangeboden. We hebben in de afgelopen jaren veel ervaring met dergelijke oplossingen opgedaan bij grote verenigingen. Oplossingen die besparingen opleveren tot 50%.

Die oplossingen zijn interessant voor de ANWB of andere verenigingen met minimaal enkele duizenden leden. Maar die oplossingen zijn onbetaalbaar voor kleinere vereniging.

Er zijn daarnaast veel kleine leveranciers met deeloplossingen op de markt (ledenadministratie, malingen, website, financieel, documenten, kennisdelen etc.).

Het probleem daarvan is dat die versnipperde benadering veel beheer vraagt, fout gevoelig is (omdat het losse databestanden zijn) en samen ook hoge beheerkosten genereren.

 

Automatisering van de ledenadministratie: Waar moet een oplossing voor middelgrote verenigingen aan voldoen?

Tot voor kort waren er nauwelijks betaalbare en effectief werkend oplossingen voor automatisering van de ledenadministratie die geschikt waren voor middelgrote verenigingen. Dus gingen we op zoek want de vraag is groot.

Ga maar na:

  • Iedere Nederlander is gemiddeld lid van 2 verenigingen (bron CBS). De motieven om lid te zijn variëren van het beoefenen van een sport, kennis delen, belangenbehartiging etc. Dat betekent dat er duizenden verenigingen zijn zoals die van John.

  • In al die verenigingen wordt de contributie gebruikt om o.a. de administratieve kosten te betalen.

  • Veel bestuurders hebben geen idee welk percentage van de contributie, na aftrek van de administratieve, secretariële kosten, over blijft voor de leden. En mensen zoals John die zich daar wel van bewust zijn maken zich daar grote zorgen over.

Die zorg is terecht. Onze ervaring leert dat de administratieve kosten substantieel zijn. In door ons opgestelde en gerealiseerde business cases worden aantoonbaar tot 50% overbodige kosten gemaakt.

Kortom er is in veel verenigingen sprake van verspilling van contributiegeld. Automatisering van de ledenadministratie kan helpen die verspilling uit te bannen.

Omdat we een oplossing zoeken voor relatief kleine verenigingen, dienen de licentie- en implementatiekosten laag te zijn. Gemak, toegankelijkheid en control zijn andere criteria.

Ook een eenvoudige en soepel functionerende conversie (omzetting van primitieve administraties naar het nieuwe pakket), en gebruiksgemak zijn harde criteria.

Begin 2016 vonden we, na veel onderzoek en gesprekken met leveranciers in Nederland, België, Canada en de VS een geïntegreerde totaaloplossing die automatisering van de ledenadministratie eenvoudig maakt.

Een standaard pakket met CRM en ledenadministratie faciliteiten en nog een heleboel extra’s. Het pakket is zeer gebruikersvriendelijk. Iedereen die met MS office overweg kan kan ook met dit pakket werken.

Honderden verenigingen over de gehele wereld werken er al mee. De service en nazorg op het pakket zit goed. Een grote internationale leverancier staat hiervoor garant.

De ICT draait in de cloud (net zoals MS Office 365) waardoor je er geen omkijken naar hebt en geen specialisten hoeft in te huren. Het pakket een eenvoudig schaalbaar. Het pakket biedt op dit moment 20 Nederlands talige modules met allerlei functionaliteiten.

Maar meestal heb je er maar een paar van nodig en je betaalt alleen voor wat je gebruikt. Intensief testen van de modules gaf ons het goede gevoel dat we een prachtige oplossing hadden voor de kleine en middelgrote verenigingen.

Verenigingen die geen tienduizenden euro's aan licenties en implementatie te besteden hebben.

John was met zijn vereniging bereid met ons de uitdaging op te pakken en automatisering van de ledenadministratie in de praktijk uit te proberen.  


Praktijkervaringen met automatisering van de ledenadministratie

praktijkervaring met automatisering van de ledenadministratieDe conversie bleek een simpele handeling van het 'mappen' van de bestaande excelvelden naar de velden in het CRM. Tijdens de conversie bleek dat in de oude Excel administratie veel gegevens ontbraken of niet actueel waren.

Ook bleek dat de er een achterstand was met factuuropmaak en verzending. John’s gevoel dat de kosten te hoog waren voor een matige dienstverlening, werd bevestigd.

Dank zij automatisering van de ledenadministratie heeft hij binnen een halve dag een actueel en compleet overzicht van alle leden op zijn bureau. Met een korte instructie van 2 uur is John’s secretaresse in staat de administratie te controleren en naar behoefte in te richten.

Al snel ging ze nieuwe functies uitproberen. Het pakket biedt daarvoor ook een uitgebreide set instructiemateriaal (tekst en video's) waarmee ze moeiteloos aan de slag ging.

Filteren op ledengroepen, templates voor online aanmelden van nieuwe leden, nieuwsbrieven verzenden, event support, automatisch factureren etc. Vandaag lopen alle contacten met leden via de mail.

Alle communicatie met leden, waaronder email, telefoonnotities, acties, facturen, evenementen wordt geregistreerd bij de lidgegevens. Via het ledenportaal kunnen leden zelf hun gegevens muteren en hun facturen inzien.

John’s secretaresse heeft per lid in één overzicht alle gegevens en contactmomenten. Met het pakket dat we John leverden is zijn vereniging in staat tegen lage licentie- en implementatiekosten een veel betere kwaliteit dienstverlening vorm te geven.

En dat tegen aanzienlijk lagere kosten. Daarnaast is hij met zijn secretaresse, door de intuïtieve werking, in staat het zelfstandig verder te werken met het toepassen van nieuwe functies.

Soms raadpleegt ze ons even maar meestal red ze het zelf. Het pakket is flexibel inzetbaar. Heeft je secretaresse geen tijd om dit er bij te doen en wil je toch gebruik blijven maken van een extern secretariaat?

Uitbesteden van het secretariaatwerk is geen probleem en je houdt toch zelf toegang tot alle informatie!

Wil je van secretariaat wisselen? Vaak is dat een probleem maar niet bij dit pakket. Dank zij onze aanpak bij de automatisering van de ledenadministratie is een migratie naar een ander secretariaat is heel eenvoudig te realiseren.

Jij en jouw vereniging zijn eigenaar van de eigen oplossing. Ook John overweegt over te stappen naar een ander secretariaat zodat zijn secretaresse weer al haar aandacht aan haar reguliere werk kan besteden.

John en zijn secretaresse houden zelf ook toegang tot het systeem en werken met veel plezier in deze oplossing en John is met zijn bestuur 24/7 met een dashboard in control.

 

Hoe efficiënt werkt jouw vereniging?

Hoe staat jouw vereniging er voor met automatisering van de ledenadministratie?

Hoeveel tijd en energie en geld besteed jouw vereniging (inclusief de kosten en uren van vrijwilligers) aan de bedrijfsvoering?

Een goede vraag op de volgende ledenvergadering.

Wij ruimen met plezier tijd in onze agenda voor een nadere kennismaking en toelichting op de mogelijkheden.

Neem voor nadere informatie over automatisering van de ledenadministratie hier even contact op.
-
Heimen de Vries
Of bel even

 

 

Terug van automatisering van de ledenadministratie naar Slagkracht-Management-gereedschap